Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:
SMART OFFICE SOLUTIONS SP. Z O. O.
ul. Lubartowska 159, 21-143 Abramów
NIP: 7931638582 | KRS: 0001080364 | REGON: 527417456
e-mail: biuro@sos4b.pl

2. Jakie dane zbieramy

• Adres e-mail i hasło (zanonimizowane przez bcrypt) — do logowania
• Imię i nazwisko — opcjonalnie, podawane w ustawieniach profilu
• NIP firmy i token KSeF — do pobierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur
• Dane faktur zakupowych pobierane z KSeF
• Dane rozliczeniowe (nazwa firmy, NIP nabywcy, adres) — do wystawiania faktur za subskrypcję
• Dane kontrahentów wprowadzone ręcznie lub zaczytane z faktur
• Dane ewidencji wynagrodzeń — wprowadzane ręcznie przez Użytkownika
• Adres IP — do ochrony przed atakami brute-force i botami
• Dane płatności (PayU) — obsługiwane bezpośrednio przez PayU S.A., nie przechowujemy danych kart

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

4. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie następującym podmiotom:

• Supabase Inc. — hosting bazy danych (PostgreSQL), serwery w regionie UE
• Vercel Inc. — hosting aplikacji, serwery w regionie UE
• PayU S.A. — obsługa płatności, podmiot nadzorowany przez KNF
• Resend Inc. — wysyłka e-maili transakcyjnych
• Ministerstwo Finansów RP — komunikacja z API KSeF w Twoim imieniu
• Ministerstwo Finansów RP (Biała Lista Podatników) — wyszukiwanie danych firm po NIP (opcjonalne, na żądanie Użytkownika)

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

5. Okres przechowywania

• Dane konta — przez cały czas trwania umowy + 30 dni po usunięciu konta
• Dane faktur — przez okres wymagany przepisami prawa (5 lat podatkowych)
• Logi bezpieczeństwa (adresy IP) — 90 dni
• Dane rozliczeniowe — 5 lat (wymóg ustawy o rachunkowości)

6. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych
• Sprostowania nieprawidłowych danych
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
• Ograniczenia przetwarzania
• Przenoszenia danych
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami: biuro@sos4b.pl

7. Pliki cookie i sesje

Aplikacja używa wyłącznie niezbędnych technicznych plików cookie — sesyjnych tokenów JWT do logowania. Nie używamy plików cookie analitycznych, śledzących ani marketingowych.

8. Bezpieczeństwo

• Hasła przechowywane jako skróty bcrypt (cost factor 12)
• Tokeny KSeF szyfrowane algorytmem AES-256-GCM
• Komunikacja wyłącznie przez HTTPS/TLS
• Rate limiting na endpointach logowania i rejestracji