Regulamin usługi Pogotowie Fakturowe

§1. Postanowienia ogólne

1. Usługa Pogotowie Fakturowe (dalej: „Usługa") jest świadczona przez:

SMART OFFICE SOLUTIONS SP. Z O. O.
ul. Lubartowska 159, 21-143 Abramów
NIP: 7931638582 | KRS: 0001080364 | REGON: 527417456
e-mail: biuro@sos4b.pl
(dalej: „Operator")

2. Usługa polega na udostępnianiu platformy SaaS umożliwiającej połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), pobieranie i zarządzanie fakturami zakupowymi, prowadzenie bazy kontrahentów, ewidencję kosztów wynagrodzeń, obsługę korekt kosztu dostawy (KKD), analizy wydatków oraz generowanie zestawień i eksportów.

3. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§2. Rejestracja i konto

1. Do korzystania z Usługi wymagane jest posiadanie konta.

2. Rejestracja odbywa się przez podanie adresu e-mail i hasła.

3. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych danych i do utrzymania ich aktualności.

4. Jedno konto może być używane przez jedną firmę lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

5. Operator zastrzega sobie prawo do usunięcia konta, które narusza niniejszy Regulamin.

§3. Plany subskrypcyjne i płatności

1. Usługa jest dostępna w następujących planach:

• Free — bezpłatny dostęp z ograniczonymi funkcjami
• Trial — 7-dniowy bezpłatny dostęp do wszystkich funkcji po połączeniu z KSeF
• Basic — dostęp do modułu faktur, ewidencji wynagrodzeń, eksportów i synchronizacji KSeF co 3 godziny; opłata roczna zgodna z aktualnym cennikiem
• Pro — pełen dostęp do wszystkich modułów, w tym bazy kontrahentów, analiz wydatków, korekt kosztu dostawy (KKD) i pobierania danych firm z Białej Listy MF; opłata roczna zgodna z aktualnym cennikiem

2. Aktualny cennik dostępny jest na stronie aplikacji w zakładce „Abonament".

3. Płatności obsługiwane są przez PayU S.A. (podmiot nadzorowany przez KNF). Operator nie przechowuje danych kart płatniczych.

4. Subskrypcja jest wykupywana na okres 12 miesięcy. Przedłużenie wymaga ponownej płatności przed upływem aktywnego okresu.

5. Aktywacja kodu rabatowego przyznaje dostęp na 12 miesięcy od daty aktywacji.

6. Prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość: konsumentowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia, z zastrzeżeniem art. 38 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta (treści cyfrowe dostarczone po wyrażeniu zgody na natychmiastowe wykonanie).

§4. Integracja z KSeF

1. Połączenie z KSeF wymaga podania tokenu autoryzacyjnego wygenerowanego przez Ministerstwo Finansów.

2. Token jest szyfrowany i przechowywany wyłącznie w celu pobierania faktur w imieniu Użytkownika.

3. Synchronizacja faktur odbywa się automatycznie co 3 godziny. Użytkownik może uruchomić synchronizację ręcznie w dowolnym momencie.

4. Operator nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność API KSeF, opóźnienia w synchronizacji ani błędy wynikające z działania systemu Ministerstwa Finansów.

5. Dane faktur pobrane z KSeF są własnością Użytkownika. Operator przechowuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

§5. Moduły dodatkowe

1. Baza kontrahentów — Użytkownik może prowadzić bazę dostawców i nabywców, importować kontrahentów z faktur oraz pobierać dane firm z Białej Listy Podatników MF (plan Pro).

2. Ewidencja wynagrodzeń — Użytkownik może rejestrować dokumenty płacowe i prowadzić ewidencję kosztów pracowniczych (plan Basic i Pro).

3. Korekty kosztu dostawy (KKD) — Użytkownik może tworzyć dokumenty KKD, przypisywać korekty do pozycji faktur i eksportować zestawienia do Excela (plan Pro).

4. Analizy wydatków — Użytkownik może przeglądać analizy wydatków według kategorii, trendów miesięcznych i dostawców, z uwzględnieniem faktur i wynagrodzeń (plan Pro).

§6. Obowiązki Użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się do:

• Korzystania z Usługi zgodnie z prawem i niniejszym Regulaminem
• Nieudostępniania danych logowania osobom trzecim
• Niezakłócania działania Usługi (ataki, scraping, przeciążanie API)
• Weryfikacji prawidłowości danych przed użyciem wygenerowanych zestawień
• Samodzielnej weryfikacji zgodności eksportów z wymaganiami podatkowymi i rachunkowymi

§7. Odpowiedzialność i wyłączenia

1. Operator nie gwarantuje pełnej dostępności Usługi — planowane przerwy techniczne będą komunikowane z wyprzedzeniem.

2. Pogotowie Fakturowe jest narzędziem wspomagającym zarządzanie fakturami i kosztami i nie stanowi oprogramowania księgowego ani doradztwa podatkowego. Użytkownik samodzielnie odpowiada za prawidłowość swoich rozliczeń.

3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:

• Niedostępności lub błędów API KSeF lub Białej Listy Podatników MF
• Nieprawidłowych danych zawartych w fakturach pobranych z KSeF
• Decyzji biznesowych podjętych na podstawie danych z aplikacji
• Działania siły wyższej

4. Odpowiedzialność Operatora wobec Użytkownika ograniczona jest do kwoty opłat uiszczonych za ostatnie 3 miesiące korzystania z Usługi.

§8. Rozwiązanie umowy i usunięcie konta

1. Użytkownik może usunąć konto w dowolnym momencie przez sekcję Ustawienia.

2. Po usunięciu konta dane są anonimizowane lub usuwane w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa.

3. Operator może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem, zwracając proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.

§9. Zmiany Regulaminu

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z 14-dniowym wyprzedzeniem. O zmianach Użytkownik zostanie powiadomiony e-mailem. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§10. Prawo właściwe i spory

1. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu.

2. Spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o ochronie konsumentów.

3. Konsumenci mogą skorzystać z pozasądowych metod rozwiązywania sporów (platforma ODR: ec.europa.eu/consumers/odr).