Regulamin usługi Pogotowie Fakturowe

§1. Postanowienia ogólne

1. Usługa Pogotowie Fakturowe (dalej: „Usługa") jest świadczona przez:

SMART OFFICE SOLUTIONS SP. Z O.O.
ul. Lubartowska 159, 21-143 Abramów
NIP: 7931638582 | KRS: 0001080364 | REGON: 527417456
e-mail: biuro@sos4b.pl
(dalej: „Operator")

2. Usługa polega na udostępnianiu platformy SaaS umożliwiającej połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), pobieranie i zarządzanie fakturami zakupowymi, prowadzenie bazy kontrahentów, ewidencję kosztów wynagrodzeń, obsługę korekt kosztu dostawy (KKD), analizy wydatków oraz generowanie zestawień i eksportów.

3. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

4. Ilekroć w Regulaminie mowa o:

• Użytkowniku — należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która zawarła z Operatorem umowę o świadczenie Usługi;
• Konsumencie — należy przez to rozumieć osobę fizyczną zawierającą z Operatorem umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową;
• Przedsiębiorcy na prawach konsumenta — należy przez to rozumieć osobę fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

5. Postanowienia Regulaminu dotyczące Konsumentów stosuje się odpowiednio do Przedsiębiorców na prawach konsumenta, w zakresie przewidzianym przepisami prawa.

§2. Rejestracja i konto

1. Do korzystania z Usługi wymagane jest posiadanie konta.

2. Rejestracja odbywa się przez podanie adresu e-mail i hasła.

3. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych danych i do utrzymania ich aktualności.

4. Jedno konto może być używane przez jedną firmę lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

5. Operator zastrzega sobie prawo do usunięcia konta, które narusza niniejszy Regulamin.

§3. Plany subskrypcyjne i płatności

1. Usługa jest dostępna w następujących planach:

• Free — bezpłatny dostęp z ograniczonymi funkcjami;
• Trial — 7-dniowy bezpłatny dostęp do wszystkich funkcji po połączeniu z KSeF;
• Basic — dostęp do modułu faktur, ewidencji wynagrodzeń, eksportów i synchronizacji KSeF co 3 godziny; opłata roczna zgodna z aktualnym cennikiem;
• Pro — pełen dostęp do wszystkich modułów, w tym bazy kontrahentów, analiz wydatków, korekt kosztu dostawy (KKD) i pobierania danych firm z Białej Listy MF; opłata roczna zgodna z aktualnym cennikiem.

2. Aktualny cennik dostępny jest na stronie aplikacji w zakładce „Abonament" (pogotowiefakturowe.pl/billing).

3. Płatności online obsługiwane są przez serwis Przelewy24 (DialCom24 Sp. z o.o., ul. Kanclerska 15, 60-327 Poznań, KRS: 0000310638) — podmiot nadzorowany przez Komisję Nadzoru Finansowego. Dostępne metody płatności:

• szybki przelew bankowy (pay-by-link) — obsługiwany przez Przelewy24;
• karta płatnicza (Visa, Mastercard) — obsługiwana przez Przelewy24;
• BLIK — obsługiwany przez Przelewy24.

Operator nie przechowuje danych kart płatniczych ani danych autoryzacyjnych — są one przetwarzane wyłącznie przez Przelewy24.

4. Subskrypcja jest wykupywana na okres 12 miesięcy. Przedłużenie wymaga ponownej płatności przed upływem aktywnego okresu.

5. Aktywacja kodu rabatowego przyznaje dostęp na 12 miesięcy od daty aktywacji.

§4. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny.

2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, wystarczy przesłać Operatorowi jednoznaczne oświadczenie o odstąpieniu od umowy — e-mailem na adres biuro@sos4b.pl lub pisemnie na adres siedziby Operatora. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

3. Jeżeli Użytkownik zażądał rozpoczęcia świadczenia Usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, a następnie od niej odstąpił, jest zobowiązany do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do okresu korzystania z Usługi.

4. Operator zwraca należną kwotę niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Użytkownik, chyba że Użytkownik wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami.

§5. Integracja z KSeF

1. Połączenie z KSeF wymaga podania tokenu autoryzacyjnego wygenerowanego przez Ministerstwo Finansów.

2. Token jest szyfrowany i przechowywany wyłącznie w celu pobierania faktur w imieniu Użytkownika.

3. Synchronizacja faktur odbywa się automatycznie co 3 godziny. Użytkownik może uruchomić synchronizację ręcznie w dowolnym momencie.

4. Operator nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność API KSeF, opóźnienia w synchronizacji ani błędy wynikające z działania systemu Ministerstwa Finansów.

5. Dane faktur pobrane z KSeF są własnością Użytkownika. Operator przechowuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

§6. Moduły dodatkowe

1. Baza kontrahentów — Użytkownik może prowadzić bazę dostawców i nabywców, importować kontrahentów z faktur oraz pobierać dane firm z Białej Listy Podatników MF (plan Pro).

2. Ewidencja wynagrodzeń — Użytkownik może rejestrować dokumenty płacowe i prowadzić ewidencję kosztów pracowniczych (plan Basic i Pro).

3. Korekty kosztu dostawy (KKD) — Użytkownik może tworzyć dokumenty KKD, przypisywać korekty do pozycji faktur i eksportować zestawienia do Excela (plan Pro).

4. Analizy wydatków — Użytkownik może przeglądać analizy wydatków według kategorii, trendów miesięcznych i dostawców, z uwzględnieniem faktur i wynagrodzeń (plan Pro).

§7. Obowiązki Użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się do:

• korzystania z Usługi zgodnie z prawem i niniejszym Regulaminem;
• nieudostępniania danych logowania osobom trzecim;
• niezakłócania działania Usługi (ataki, scraping, przeciążanie API);
• weryfikacji prawidłowości danych przed użyciem wygenerowanych zestawień;
• samodzielnej weryfikacji zgodności eksportów z wymaganiami podatkowymi i rachunkowymi.

§8. Odpowiedzialność i wyłączenia

1. Operator nie gwarantuje pełnej dostępności Usługi — planowane przerwy techniczne będą komunikowane z wyprzedzeniem.

2. Pogotowie Fakturowe jest narzędziem wspomagającym zarządzanie fakturami i kosztami i nie stanowi oprogramowania księgowego ani doradztwa podatkowego. Użytkownik samodzielnie odpowiada za prawidłowość swoich rozliczeń.

3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z:

• niedostępności lub błędów API KSeF lub Białej Listy Podatników MF;
• nieprawidłowych danych zawartych w fakturach pobranych z KSeF;
• decyzji biznesowych podjętych na podstawie danych z aplikacji;
• działania siły wyższej.

4. Odpowiedzialność Operatora wobec Użytkownika ograniczona jest do kwoty opłat uiszczonych za ostatnie 3 miesiące korzystania z Usługi.

5. Ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności określone w ust. 3 i 4 nie mają zastosowania wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta w zakresie, w jakim przepisy prawa nie pozwalają ich ograniczyć, a także do szkód wyrządzonych przez Operatora umyślnie.

§9. Rozwiązanie umowy i usunięcie konta

1. Użytkownik może usunąć konto w dowolnym momencie przez sekcję Ustawienia.

2. Po usunięciu konta dane są anonimizowane lub usuwane w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa.

3. Operator może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem, zwracając proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.

§10. Zmiany Regulaminu

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z 14-dniowym wyprzedzeniem. O zmianach Użytkownik zostanie powiadomiony e-mailem. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§11. Reklamacje

1. Użytkownik ma prawo złożyć reklamację w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi, w szczególności dotyczącą błędów w działaniu aplikacji, synchronizacji z KSeF, dostępu do konta, abonamentu lub rozliczenia płatności.

2. Reklamację można złożyć w jeden z następujących sposobów:

• e-mailem na adres: biuro@sos4b.pl, najlepiej z dopiskiem „Reklamacja" w tytule wiadomości (zalecana forma — umożliwia najszybszą obsługę);
• przez formularz w aplikacji: zakładka Konto → Pomoc → Zgłoś błąd systemu;
• pisemnie na adres siedziby Operatora: SMART OFFICE SOLUTIONS SP. Z O.O., ul. Lubartowska 159, 21-143 Abramów.

3. Aby ułatwić złożenie reklamacji, Operator udostępnia formularz reklamacyjny do pobrania: pogotowiefakturowe.pl/dokumenty/formularz-reklamacyjny.pdf. Wypełniony formularz można przesłać e-mailem (skan lub zdjęcie) albo pocztą. Skorzystanie z formularza jest dobrowolne — reklamacja złożona w innej formie zostanie rozpatrzona na takich samych zasadach.

4. Reklamacja powinna zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy Użytkownika;
• adres e-mail przypisany do konta;
• opis problemu, a jeśli dotyczy — datę i okoliczności jego wystąpienia;
• żądanie Użytkownika (np. usunięcie błędu, przedłużenie okresu abonamentu, obniżenie opłaty, zwrot płatności).

5. Jeżeli reklamacja nie zawiera informacji niezbędnych do jej rozpatrzenia, Operator może zwrócić się do Użytkownika o ich uzupełnienie. Prośba o uzupełnienie nie wstrzymuje biegu terminu, o którym mowa w ust. 6.

6. Operator rozpatruje reklamację i udziela na nią odpowiedzi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

7. Jeżeli Operator nie udzieli odpowiedzi na reklamację Konsumenta lub Przedsiębiorcy na prawach konsumenta w terminie, o którym mowa w ust. 6, uważa się, że uznał reklamację za uzasadnioną.

8. Odpowiedź na reklamację przesyłana jest na adres e-mail Użytkownika, a w przypadku reklamacji złożonej pisemnie — na wskazany adres e-mail lub, na życzenie Użytkownika, pocztą na adres korespondencyjny. W przypadku uwzględnienia reklamacji Operator informuje o sposobie jej załatwienia, a w przypadku nieuwzględnienia — o przyczynach.

9. W przypadku reklamacji dotyczącej samej transakcji płatniczej obsługiwanej przez Przelewy24 Użytkownik może również skontaktować się bezpośrednio z serwisem Przelewy24 za pośrednictwem strony przelewy24.pl/kontakt. Reklamacje dotyczące Usługi (w tym abonamentu) należy kierować do Operatora.

§12. Prawo właściwe, spory i pozasądowe rozwiązywanie sporów

1. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu.

2. Spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów o ochronie konsumentów.

3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności:

• zwrócić się o bezpłatną pomoc do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów albo organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów;
• złożyć wniosek o mediację lub o rozpatrzenie sprawy przez stały polubowny sąd konsumencki przy właściwym wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej.

4. Skorzystanie z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów jest dobrowolne. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: uokik.gov.pl.